1. Soluţia informatică de management eficient al controlului intern într-o  organizaţie

 

Conceptul de Control Intern

Accepţiunea largă  – controlul intern este răspunsul la întrebarea „Ce acţiuni trebuie întreprinse pentru a deţine un control cât mai bun asupra activităţilor?”

Definitie,,Controlul intern / managerial este definit ca reprezentând ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor publice în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile.  (OSGG 400/2015, republicat)

Cele 5 elemente componente ale controlului intern sunt:
  • Definirea şi reprezentarea mediului de control

  • Performanţa şi managementul riscurilor

  • Informarea şi comunicarea

  • Activităţile de control (scorecard, benchmarking, monitorizare riscuri, etc)

  • Auditarea şi evaluarea

Legislaţia în vigoare stabileşte Standardele de control intern care reprezintă un ansamblu minimal de reguli de management ce trebuie să fie aplicate în orice entitate publică.

Prin această reglementare a standardelor de management / control intern (OSGG nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare) se urmăreşte, pe de o parte, crearea unui model de control managerial unitar şi coerent pentru entităţile publice iar, pe de altă parte, utilizarea standardelor drept sistem de referinţă în raport cu care se evaluează calitatea sistemelor de control managerial ale entităţilor publice.

2. Instrumentele sistemului de control intern

Obiectivele
Reprezinta efectele pozitive pe care conducerea incearca sa le realizeze sau evenimentele / efectele negative pe care conducerea incearca sa le evite.
Mijloacele
Ansamblul resurselor umane, financiare si materiale, privite in corelatie cu realizarea obiectivelor.
Sistemul informational
Reprezinta totalitatea procedeelor, metodelor si mijloacelor utilizabile la nivelul entitatii, in cadrul procesului informational considerat ca rezultat al operatiilor de culegere, prelucrare, sistematizare, transmitere, valorificare si stocare a datelor si informatiilor.
Organizarea
Constituie un ansamblu de masuri, metode, tehnici, mijloace si operatiuni, prin care conducerea stabileste componentele procesuale si structurale ale entitatii publice, in vederea realizarii obiectivelor propuse.
Procedurile
Totalitatea pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si regulilor de aplicat, in vederea executarii activitatii, atributiei sau sarcinii.
Implementarea efectiva a sistemului de management al controlului intern se bazeaza pe produse mature, complet integrate.

Solutia SMART SCIM care asigura implementarea informatica a sistemului de management al controlului intern este de tipul portalurilor colaborative, bazat pe tehnologie de ultima generatie.

Pachetul informatic asigura managementul riscului in organizatie, corelat cu activitatea si evaluarea angajatilor, precum si gestionarea documentelor si proceselor necesare implementarii unui control managerial efectiv.

Prezentam mai jos schema conceptuala a solutiei SMART SCIM:

schema

In scopul implementarii, sunt avute in vedere componentele controlului intern /managerial, componente ce sunt interdependente si decurg din modul in care sunt administrate activitatile si coordonate procesele.

Desi toate cele 5 componente ale controlului intern sunt aplicabile oricarei entitati, punerea acestora in practica se realizeaza in mod diferit, in conformitate cu particularitatile propri fiecarei entitati in parte.

Solutia SMART SCIM este  flexibila si are capacitatea de adaptare la cerintele si particularitatile de organizare si functionare specifice fiecarei organizatii.

3. Metodologia de implementare a sistemului de control intern / managerial

Solutia SMART SCIM pentru managementul controlului intern permite o definire rapida a mediului de control intern, metodologia de lucru asigurand posibilitatea de implementare rapida si unitara a standardelor cuprinse in OSGG nr. 400/2015, republicat.

Experienta consultantilor nostri in domeniul functionarii institutiilor publice, analiza, proiectarea si implementarea proceselor, procedurilor si fluxurilor de lucru in cadrul sistemelor informatice colaborative, evaluarea performantei, resursele umane, domeniul financiar contabil, analiza si implementarea sistemelor de management al calitatii ne recomanda pentru implementarea corecta si functionala, conform cerintelor OSGG 400/2015,  cu modificarile si completarile ulterioare si a bunelor practici in domeniu.

4. Parteneriate strategice si de implementare

Institutul de Control Intern a inteles nevoia institutiilor publice de a avea un sistem de control managerial functional si usor de operat, astfel ca am coroborat  resursele si experienta noastra si expertiza altor specialisti in domeniu pentru a dezvolta o solutie completa, care sa ofere beneficiile utilizarii unui sistem de control intern managerial functional.

SMART SCIM este o solutie dezvoltata in urma unui proces indelung de analiza a standardelor si metodologiei de lucru in domeniul managementului controlului intern.

Echipa de analiza, conceptie si dezvoltare a acestui produs este formata din specialisti care detin o bogata experienta in domeniul controlului intern si guvernantei corporative, a managementului riscurilor, sistemelor de management al calitatii, resurselor umane, administratiei publice si a solutiilor IT avand experienta in analiza si implementarea de sisteme informatice complexe, fiecare dintre lideri avand cel putin 10 ani de experienta in domeniul de competenta.
Companiile partenere detin o  mare experienta in cel putin unul dintre domeniile: Control intern, Managementul riscului, Guvernanta, Analiza de procese, IT&C, Implementarea sistemelor de management al calitatii, Audit, Managementul resurselor umane, Managementul proiectelor.

5. Inovatia sustinuta de experienta indelungata

Implementarea unui sistem de control intern managerial functional, eficient si adecvat este o provocare atat pentru management cat si pentru intreaga organizatie.

SMART SCIM  asigura o implementare optima ce permite derularea activitatii organizatiei fara turbulente precum si conformitatea cu standardele de control intern.

Beneficiile sunt rapid vizibile prin clarificarea responsabilitatilor in zona managementului.

Solutia SMART SCIM inoveaza prin abordarea integrata a functionalitatilor diverse si asigurarea trasabilitatii proceselor interne.

6. Functionalitati complete pentru un impact pozitiv pe termen lung

Dezvoltata ca o aplicatie WEB pentru a permite interfatarea rapida cu utilizatorul si o implementare usoara, solutia SMART SCIM este unica de acest gen din Romania. Fiind o solutie usor de modelat, asigura implementarea completa si functionala a unui sistem de management al controlului intern.

Principalele functionalitati oferite sunt:
  • Definirea obiectivelor

  • Definirea rapida a structurii organizationale si o usoara actualizare in caz de modificari

  • Planificarea activitatilor

  • Stabilirea si urmarirea criteriilor de performanta

  • Evaluarea resurselor umane  in conformitate cu prevederile legale

  • Monitorizarea activitatilor si performantelor

  • Gestionarea si tratarea riscurilor

  • Implementarea procedurilor si proceselor de lucru

  • Elaborarea planurilor de prevenire

  • Monitorizarea implementarii masurilor specifice in conformitate cu necesitatea sau / si cu standardele implementate sau asumate la nivelul organizatiei

  • Delegarea responsabilitatilor

  • Planificarea activitatii de monitorizare si urmarirea acesteia

  • Gestiunea neconformitatii in activitatile de management al riscului si a proceselor de lucru

  • Posibilitatea de conectare la alte sisteme pentru a crea declansatori de monitorizare

    • Notificarea automata a responsabililor in cazul actualizarii documentelor sau informatiilor despre proceduri, documente, riscuri
    • Informarea tuturor celor implicati
    • Definirea si monitorizarea accesului in aplicatie
    • Trasabilitatea corespondentei si sarcinilor conexe

7. Beneficii pentru intreaga organizatie

SMART SCIM asigura un management eficient al activitatii de gestionare a riscurilor prin administrarea facila a datelor actualizate privind riscurile la care este expusa organizatia, generarea automata de rapoarte, trasabilitatea activitatii de management al riscurilor, monitorizarea proactiva a planurilor de raspuns, delegarea si urmarirea sarcinilor.

Dezvoltata in conformitate cu legislatia in vigoare in sectorul public, solutia asigura urmatoarele beneficii:

  • Alinierea la standardele legislative in vigoare (Ordin MFP nr. 946/2005, republicat)

  • Usurinta in gestionarea activitatilor de management al riscului

  • Reducerea timpului necesar activitatii de gestionare a riscurilor

  • Asigurare suport pentru justificarea investitiilor prin prisma impactului in reducerea riscurilor la care este expusa organizatia sau obiectul activitatii

  • Posibilitatea de concentrare pe riscurile iminente si semnificative

  • Imbunatatirea vitezei de reactie si a capacitatii de a raspunde riscurilor prin acces imediat la informatiile necesare

  • Imbunatatirea managementului general al organizatiei prin eficientizarea activitatilor de management al riscului

  • 100% trasabilitate in activitatile de management al riscului (actiuni, utilizatori, documente incarcate, activitati monitorizate, decizii aplicate, etc.)

  • Gestiunea facila a monitorizarii factorilor de risc

  • Un management adecvat al controlului intern